O WhatsApp virou o sistema da sua empresa e ninguém decidiu isso

Em quase toda empresa que eu visito existe um sistema paralelo que ninguém escolheu, ninguém contratou e todo mundo usa: o WhatsApp.

Como acontece

Começa por conveniência. É mais rápido mandar mensagem do que abrir chamado. Aí o pedido do cliente chega no particular do vendedor, a autorização de desconto fica no áudio do dono, o combinado com o fornecedor está numa conversa que só uma pessoa tem.

O problema aparece depois

• A informação está no aparelho de alguém, não na empresa
• Não dá para saber o que foi prometido sem pedir print
• Quem sai da empresa leva o histórico junto
• Dado de cliente circula sem qualquer controle, o que é problema de LGPD

O que fazer sem proibir nada

Proibir WhatsApp não funciona, porque o cliente está lá. O que funciona é definir onde a informação mora depois da conversa.

Combinado, prazo e valor precisam terminar registrados no sistema da empresa, nem que seja em uma linha. A conversa continua no WhatsApp, mas a memória fica com a empresa.

Começar é simples: escolha os três tipos de mensagem que mais causam problema quando somem e defina para onde eles vão. O resto pode continuar como está.