Planilha não é o problema, é o sintoma

Quando encontro uma planilha crítica rodando ao lado do sistema oficial, eu não começo perguntando quem criou. Começo perguntando o que ela resolve.

Toda planilha paralela conta uma história

Ela existe porque alguém precisava de uma informação que o sistema não dava, ou dava de um jeito que não servia. A planilha é a resposta prática de quem precisava trabalhar hoje.

O problema não é ela existir. É ela virar peça central sem ninguém assumir isso: sem backup, sem controle de versão, com fórmula que só uma pessoa entende e um histórico que mora na área de trabalho de um computador.

As perguntas que eu faço

• Que informação essa planilha entrega que o sistema não entrega?
• Quantas pessoas dependem dela para decidir alguma coisa?
• O que acontece com a operação se ela for perdida ou corrompida hoje?
• Alguém confere se o número dela bate com o do sistema?

Como resolver

Em parte dos casos, o sistema já faz o que a planilha faz e ninguém nunca configurou. Em outra parte, o caminho é assumir a planilha como ferramenta oficial e dar a ela o mínimo: local compartilhado, backup, responsável e uma conferência periódica.

O que não dá é continuar dependendo de um arquivo que ninguém protege e todo mundo usa.