BuscaFiscal | As notas chegam sozinhas, conferidas, e saem em lote

Quando faz sentido

Se algo aqui soa familiar, vale uma conversa

Alguém do escritório passa o dia baixando nota Uma empresa por vez, um portal por vez, competência por competência. É a mesma rotina todo mês, para sempre.
O captcha impede qualquer automação Não é o clique que cansa, é o fato de o clique não poder ser delegado a uma máquina. Sempre precisa de gente na frente da tela.
A conferência da retenção não acontece Alguém deveria verificar se o tomador reteve o IRRF certo, se o ISS foi retido quando devia. Com centenas de notas, isso vira amostral ou simplesmente não é feito.
O erro aparece na fiscalização E aí já não é mais uma correção, é uma explicação. A diferença que ninguém viu no fechamento volta com juros e com prazo.
Nota cancelada depois do download O prestador cancelou, ninguém avisou, e a escrituração seguiu com um documento que já não vale mais.
O pedido de nota chega pelo WhatsApp O cliente manda nome, CPF, endereço e valor numa mensagem, e alguém redigita tudo no portal da prefeitura, nota por nota. Uma letra trocada vira nota errada.
Crescer significa contratar Cada cliente novo é mais uma rodada do mesmo ritual. O esforço acompanha a carteira em linha reta.

A objeção número um

O certificado dos seus clientes vai ficar conosco. Vamos falar disso primeiro.

O certificado A1 é o ativo mais sensível de um escritório contábil, e entregá-lo a um fornecedor é a primeira pergunta de qualquer sócio. Ela merece resposta antes da lista de recursos. Existe também uma diferença técnica que muda tudo aqui: o BuscaFiscal conversa com a API oficial do Sistema Nacional da NFS-e, o canal de distribuição do próprio governo. Não é um robô fingindo ser uma pessoa navegando no portal.

Robô navegando no portal

Depende de burlar o captcha e quebra toda vez que o governo muda a tela, o que costuma acontecer justamente no fechamento. E, para funcionar, alguém precisa guardar usuário e senha de portal em algum lugar.

Como funciona aqui

Canal oficial, autenticado com o certificado digital da própria empresa, do jeito que o governo espera. O arquivo que chega é o mesmo que você baixaria pelo portal, assinado, com o mesmo valor.

Cifrado assim que chega O arquivo é criptografado com AES-256-GCM, o mesmo padrão usado por bancos, que além de proteger o conteúdo detecta qualquer adulteração.

A chave não fica no banco de dados Ela vive na configuração do servidor, fora da base. Quem tivesse uma cópia do banco não abriria nenhum certificado.

O certificado não sai do servidor Ele é aberto apenas na memória, no momento da consulta, e o único destino é o ambiente oficial. Não vai para o navegador nem para terceiros.

Uma instalação por escritório Não é uma base compartilhada com uma coluna dizendo de quem é cada linha. É outra instalação, com banco, arquivos, endereço e chave de criptografia próprios.

Servidor próprio, no Brasil Os XMLs e os dados das notas ficam na sua instalação enquanto durar o contrato, e são seus. No encerramento, são entregues e removidos.

Login por pessoa, com perfil Sem senha compartilhada. O operador não mexe em certificado, cadastro de empresa nem regras, e o cliente do escritório só enxerga as empresas vinculadas ao login dele.

O que muda no dia a dia

Baixar a nota é meio. Conferir é o trabalho

De centenas de notas, as poucas que precisam de você

Você cadastra uma vez a conferência que hoje faz de cabeça: para este código de serviço, estas são as alíquotas esperadas. O sistema calcula o esperado, compara com o que a nota reteve e mostra a diferença, em reais, nota a nota.

A lista mostra empresa, nota, pagador, o esperado, o encontrado e a diferença, que é o que você precisa para ligar para o cliente.
Justificar documenta a exceção legítima, Resolver marca o erro tratado. Os dois guardam quem, quando e por quê.
O que foi tratado sobrevive à reavaliação, então o mesmo alerta não volta todo mês.
A decisão continua sendo do contador. O sistema separa, a pessoa julga.

Tela de divergências do BuscaFiscal, com uma linha por nota fora do esperado, mostrando valor esperado, valor encontrado e a diferença. — A tela de divergências: o que fugiu da regra, com o valor exato da diferença.

Uma regra de órgão público vale para a carteira inteira

Não é construtor de fórmula, é formulário. Você escolhe o código de serviço, o tipo de nota e as alíquotas esperadas. Quando a retenção depende de quem paga, escolhe também o pagador, e aquela regra passa a valer para todos os clientes que prestam serviço para ele.

Dois modos. Conferir olha só quem reteve e aponta a alíquota errada. Exigir cobra a retenção mesmo quando ela não veio.
Precedência automática: quando duas regras cobrem a mesma nota, vale a mais específica, na ordem tomador, empresa e geral.
Vigência por data: alíquota mudou por lei, você cadastra a nova e a nota antiga continua sendo julgada pela regra da época.
Tolerância em reais, para arredondamento do emissor não virar alerta.
Nota nova já chega verificada, e o botão de reavaliar aplica a regra nova ao que já está na base.

Lista de regras do BuscaFiscal, com código de serviço, tipo de nota, modo conferir ou exigir, tomador e alíquotas esperadas. — As regras cadastradas, com o modo e o pagador a que cada uma se aplica.

Formulário de cadastro de regra no BuscaFiscal, com código de serviço, tomador, vigência, alíquotas por tributo e seleção de empresas. — O cadastro é um formulário: código, pagador, alíquotas e para quais empresas vale.

Do pedido à nota

Lança, confere e emite em lote

Uma planilha com o mês inteiro, conferida antes de entrar

O escritório baixa o modelo, preenche uma nota por linha e importa. Nada é gravado antes de você ver a prévia: o que está pronto, o que tem erro e por quê, e o que parece ter sido lançado duas vezes.

O endereço é completado pelo CEP. Quem preenche não precisa digitar rua, bairro e cidade.
Duplicatas ficam de fora sozinhas: mesmo CPF ou CNPJ, mesma data e mesmo valor, na planilha ou já lançado antes. Importar o mesmo arquivo duas vezes não gera nota em dobro.
A leitura aceita a planilha como ela chega: CPF sem o zero da frente, data sem o ano, valor colado da mensagem com "R$".
Linha com erro não entra e diz o motivo. Corrige na planilha, importa de novo, e o que já entrou não se repete.

Prévia da importação de planilha no BuscaFiscal, com linhas prontas, uma linha com erro de data e duas marcadas como possível duplicata. — A prévia mostra o que entra, o que tem erro e o que parece repetido, antes de gravar.

A fila de todas as empresas, emitida de uma vez

Os pedidos de todos os clientes caem numa fila só, por mês. O escritório marca as pendentes e emite pela API, com a nota assinada pelo certificado da própria empresa, o mesmo que já está guardado para a busca.

Emite pelo emissor nacional e também pelo Simpliss, o emissor da prefeitura de Presidente Prudente. O sistema escolhe o destino certo pelo município da empresa.
Uma nota por vez, com o resultado ao lado de cada tomador. Se uma for recusada, as outras seguem, e a recusada volta para a fila com o motivo.
Nunca nota em dobro: clique repetido ou conexão que cai no meio não geram uma segunda nota. Antes de tentar de novo, o sistema pergunta ao emissor se a primeira já existe.
A configuração de cada empresa é preenchida a partir das notas que ela já emitiu, e começa em ambiente de teste, sem valor fiscal, até alguém ligar a produção.

Fila de emissão do BuscaFiscal, com pedidos de NFS-e de várias empresas, seis selecionados e o botão para emitir pela API. — Os pedidos de todas as empresas numa fila só, prontos para emitir em lote.

O cliente lança o pedido, em vez de mandar mensagem

O cliente do escritório ganha um login próprio e vê só as empresas que estão vinculadas ao CNPJ dele. Ali ele informa os dados da nota num formulário que funciona no celular, e acompanha se o pedido foi emitido ou recusado, com o motivo.

O CPF e o CNPJ são validados na digitação, e o CEP preenche o endereço.
A descrição do serviço vem do cadastro da empresa. O cliente não escreve texto livre na nota.
Onde a prefeitura não permite cancelar nota, como em Presidente Prudente, o aviso aparece para quem digita, antes de enviar, e de novo antes de emitir.
Ele também baixa os XMLs e PDFs das próprias notas, sem pedir ao escritório.
Os dados do tomador podem ser sensíveis, então no escritório só vê os pedidos quem tem a permissão de emissão marcada, inclusive o administrador.

A base de tudo

Cadastra uma vez. Depois disso, as notas chegam

A empresa entra no sistema e vira automática

O único trabalho de configuração é cadastrar a empresa e enviar o arquivo do certificado. O sistema lê titular e validade sozinho, agenda a primeira busca na hora e passa a consultar aquele CNPJ a cada 60 minutos, mesmo com o escritório fechado.

Só o que é novo em cada busca. O sistema guarda até onde já leu e continua exatamente dali, sem repetir download e sem pular documento.
Se a consulta cair no meio, ela retoma do ponto onde parou.
Quando o cliente avisa que acabou de emitir, dá para buscar na hora pelo menu da empresa.
Um certificado da matriz cobre as filiais da mesma raiz de CNPJ.
O certificado que está para vencer aparece em amarelo com 30 dias de antecedência, e vencido aparece em vermelho.

Lista de empresas do escritório no BuscaFiscal, com CNPJ, situação do certificado, horário da última busca, da próxima e a coluna de NF-e de entrada. — A carteira inteira em uma tela: certificado, última busca e a próxima já agendada.

Menu de ações de uma empresa no BuscaFiscal, com trocar certificado, sincronizar NFS-e e sincronizar NF-e de entrada. — Trocar certificado e buscar agora, no menu da própria linha.

Nota de serviço e nota do fornecedor, na mesma lista

Além das notas de serviço, o sistema captura as notas de entrada que os fornecedores emitem contra o seu cliente, e faz sozinho o passo junto à Sefaz que libera o arquivo completo. Você liga por empresa, com um clique.

Abas separando compra de mercadoria, serviço prestado e serviço tomado, que é a separação que a escrita fiscal usa.
Filtro por período, por situação e por imposto: ISS retido, IRRF, INSS, PIS, COFINS ou CSLL.
Um clique na linha abre os tributos e a lista de itens da nota, com código, NCM, CFOP e o código de serviço. É o mesmo dado que as regras leem.
Controle de fechamento: cada nota mostra se já foi entregue para a escrituração ou se continua pendente.

Tela de notas do BuscaFiscal, com notas de serviço e de entrada na mesma lista e uma linha expandida mostrando tributos e itens. — Serviço e entrada na mesma competência, com o detalhe abrindo na própria linha.

Linha de nota de entrada expandida no BuscaFiscal, mostrando os tributos e a tabela de itens com NCM, CFOP e CST. — Os itens da nota, que são o que permite a regra olhar o que foi comprado ou prestado.

XML para escriturar, PDF para o cliente, planilha para conferir

O que sai do sistema é o que o escritório precisa entregar. O PDF da nota, tanto o DANFSe do serviço quanto o DANFE da entrada, é gerado pelo próprio sistema a partir do XML, sem depender de serviço de terceiro.

ZIP da competência inteira de uma empresa, em XML ou em PDF, respeitando os filtros da tela.
Relatório em Excel com as colunas que você escolher, valores como número e datas como data.
Gerar o relatório não marca as notas como exportadas, de propósito: conferir não é entregar.

Um retrato do cliente antes da reunião

A mesma base que serve para escriturar serve para conversar com o cliente. A aba de resumo mostra o período filtrado em números e em gráfico, sem ninguém montar planilha para isso.

Quantidade de notas, serviço prestado, serviço tomado, compras e total retido no período.
Composição das retenções, para ver de onde vem o imposto retido sem abrir nota por nota.
Movimento mês a mês, comparando as três séries.
Dois rankings separados: maiores prestadores de serviço e maiores fornecedores de mercadoria, porque não são as mesmas empresas.

Aba de resumo do BuscaFiscal, com cinco indicadores, gráfico de retenções, movimento por mês e dois rankings. — Indicadores e gráficos do período, no mesmo filtro da lista de notas.

Cada pessoa do escritório com o próprio acesso

Sem senha compartilhada e sem login genérico. O administrador cadastra a equipe, define o perfil de cada um e desliga o acesso de quem sai, sem apagar o histórico do trabalho.

Três perfis: administrador, operador e cliente. O operador trabalha nas notas e nas divergências, mas não mexe em certificado, empresa nem regras.
O perfil cliente é para o dono da empresa atendida: ele vê só as empresas vinculadas ao login dele, baixa as próprias notas e lança os pedidos de emissão.
A permissão de emissão é marcada pessoa por pessoa, porque os pedidos trazem CPF e endereço de consumidor final.
Ativar e desativar acesso a qualquer momento, com efeito imediato.
O sistema impede que o escritório fique sem nenhum administrador ativo.

Tela de usuários do BuscaFiscal, com perfis de administrador, operador e cliente, as empresas liberadas para cada cliente e a permissão de emissão de notas. — Equipe e clientes, cada um com o perfil, as empresas que enxerga e a permissão de emissão.

Em breve

NFC-e, o cupom do varejo

A captura da NFC-e, o cupom fiscal eletrônico do varejo, ainda não existe no produto. O caminho técnico já está levantado junto ao serviço oficial da SEFAZ, mas nada foi construído até aqui, e enquanto for assim ela não entra na conta de quem contratar hoje. Quando entrar em produção, esta seção deixa de dizer "em breve".

Com ela, o painel de resumo passa a cobrir também as vendas, que hoje não aparecem.
Quem tem cliente no varejo é quem mais sente falta, porque é o único tipo de documento do dia a dia que continua manual.

O que ele não faz

Melhor você saber agora do que no terceiro mês

Nenhuma ferramenta cobre tudo, e prometer o que não existe só gera cliente frustrado. Estes são os limites reais de hoje.

Só municípios do padrão nacional A busca acontece no Sistema Nacional da NFS-e. Município que mantém sistema próprio e não envia para o ambiente nacional não é coberto.
Na nota de entrada, o XML completo vale por 10 dias A liberação do arquivo completo depende de uma manifestação que a legislação limita a 10 dias da emissão. Passado o prazo fica o resumo, com fornecedor, valor e chave, e o arquivo precisa vir do fornecedor. Vale para qualquer ferramenta, não é limitação nossa.
Quem vem de outro sistema começa do zero para frente A Sefaz controla a entrega por CNPJ, não por software. Se outro fornecedor já consumiu com o mesmo certificado, aquele histórico não é recuperável em volume por aqui. Combine a saída com o fornecedor antigo na migração.
As regras cobrem retenção de nota de serviço Regras sobre CFOP, ICMS e operações de mercadoria não estão implementadas. E quando a base legal da retenção é diferente do valor da nota, a diferença aparece como divergência sem ser erro, que é o caso do botão Justificar.
A emissão cobre o padrão nacional e Presidente Prudente A NFS-e sai pelo emissor nacional, nos municípios que aderiram a ele, e pelo emissor municipal de Presidente Prudente. Prefeitura com emissor próprio fora dessa lista não é atendida ainda. Emissão de NF-e de mercadoria não existe no produto.
Nota emitida errada nem sempre tem volta Quem decide se a nota pode ser cancelada é a prefeitura. Em Presidente Prudente não há cancelamento pelo emissor, e desfazer uma nota exige processo administrativo. Por isso o sistema avisa em cada etapa, mas a conferência antes de emitir continua sendo de uma pessoa.
Não faz escrituração Ele captura, confere e emite. A escrituração continua no seu sistema contábil, como já é hoje.
A entrega é por arquivo ZIP dos XMLs ou planilha em Excel, que é o que os sistemas de escrita fiscal importam. Não há integração automática direta, e o Excel processa até 10 mil notas por geração.

Dúvidas

O que perguntam antes de contratar

Vou precisar entregar o certificado digital dos meus clientes. Por que eu confiaria nisso?

O certificado é cifrado assim que chega, com AES-256-GCM, o mesmo padrão usado por bancos. A chave que abre esse arquivo não fica no banco de dados, fica na configuração do servidor: quem copiasse a base não abriria nenhum certificado. Ele nunca é enviado ao navegador nem repassado a terceiros, é usado apenas na memória do servidor, no momento da consulta, para autenticar contra o ambiente oficial do governo. E cada escritório roda em uma instalação separada, com chave própria.

Essa conferência automática substitui o meu conferente?

Não, e não é a proposta. Ela separa, de centenas de notas, as poucas que fogem do esperado, e mostra o valor exato da diferença. A decisão continua sendo do contador: cada divergência é justificada ou tratada por uma pessoa, e fica registrado quem fez e por quê.

Eu vou ter que cadastrar centenas de regras?

Não. As regras cobrem o que se repete: código de serviço, tipo de nota e, quando for o caso, um pagador específico. Uma regra de órgão público, por exemplo, vale para todos os clientes que prestam serviço para ele.

E se a regra apontar coisa demais?

Isso indica que a alíquota da regra está errada, e não as notas. Você desativa, corrige e reavalia. E existe o modo que só confere quem reteve, sem cobrar quem não reteve, que é o que evita esse tipo de enxurrada.

O certificado do meu cliente vence. O que acontece?

O painel avisa com 30 dias de antecedência, em amarelo, e fica vermelho depois de vencido. Quando o cliente renovar, basta enviar o arquivo novo pela mesma tela. Nada mais precisa ser reconfigurado.

O sistema emite nota fiscal?

Emite NFS-e, a nota de serviço. Os dados entram por planilha, pelo formulário do escritório ou pelo próprio cliente, e o escritório seleciona as pendentes e emite em lote. A nota é assinada com o certificado da própria empresa, o mesmo usado na busca. Emissão de NF-e de mercadoria não existe no produto.

Meu cliente pode lançar os pedidos de nota sozinho?

Pode. Ele recebe um login de cliente e vê só as empresas vinculadas a ele. Ali informa os dados da nota, acompanha se foi emitida ou recusada e baixa os XMLs e PDFs das próprias notas. A descrição do serviço vem do cadastro da empresa, então ele não escreve texto livre na nota.

E se uma nota for emitida em dobro ou errada?

Em dobro não acontece: o sistema trava o pedido durante o envio e, antes de tentar de novo, pergunta ao emissor se a nota já existe. Errada é outra conversa, porque quem decide se a nota pode ser cancelada é a prefeitura. Em Presidente Prudente não há cancelamento pelo emissor, e por isso o sistema avisa quem digita e quem emite antes de a nota sair.

Preciso instalar alguma coisa no escritório?

Não. Funciona no navegador. Não há programa para instalar, máquina que precise ficar ligada nem robô rodando no computador de ninguém.

Funciona para o meu município?

A busca funciona para os municípios que operam no Sistema Nacional da NFS-e. A emissão funciona pelo emissor nacional, nos municípios que aderiram a ele, e pelo emissor municipal de Presidente Prudente. Vale conferir a sua lista de clientes antes de fechar, e isso a gente faz junto.

E se o sistema cair? Eu perco a nota?

Não. As notas continuam disponíveis no ambiente nacional e a busca retoma exatamente do ponto onde parou, sem repetir nem pular documento. Uma indisponibilidade passageira atrasa a busca, não faz perder nota.

Meu cliente tem filial. Preciso de um certificado para cada uma?

Não. Um certificado da matriz cobre as filiais da mesma raiz de CNPJ. Basta cadastrar a filial e usar o certificado da matriz.

Quem do meu escritório consegue ver o quê?

Cada pessoa entra com o próprio login. O operador trabalha nas notas e nas divergências, mas não mexe em certificado, cadastro de empresa nem regras, que são do administrador. Os pedidos de emissão, que trazem CPF e endereço de consumidor, só aparecem para quem tem a permissão de emissão marcada, inclusive o administrador.

E as notas que o cliente cancelou depois que eu já tinha baixado?

O sistema acompanha os eventos oficiais e marca a nota como cancelada ou substituída, com o motivo. Você não escritura documento que perdeu a validade.

Dá para integrar com o meu sistema contábil?

A entrega hoje é por arquivo: ZIP dos XMLs ou planilha em Excel, que é o formato que os sistemas de escrita fiscal importam. Integração automática direta com o sistema contábil não está disponível.

Meus dados ficam com vocês?

Os XMLs e os dados das notas ficam na sua instalação enquanto durar o contrato, e são seus. No encerramento, os dados são entregues e removidos. O servidor é próprio, no Brasil.

As notas dos seus clientes chegam sozinhas. E já chegam conferidas.